Bywa, że w żaden sposób nie można zrezygnować z przyjęcia, lub rozchodu zapasów magazynowych. Jak poradzić sobie w takiej sytuacji z przeprowadzeniem spisu z natury?
Jednostka przeprowadzająca czynności inwentaryzacyjne na ich czas powinna zrezygnować z wszelkich ruchów magazynowych. Ma to istotne przełożenie na rzetelność i prawidłowość przeprowadzanego spisu. Jest to zgodne z tzw. zasadą „zamkniętych drzwi”, kiedy nie mają miejsca przychody, ani rozchody zliczanych zapasów. Aby temu sprostać jednostki przeprowadzają inwentaryzację zazwyczaj w dni normalnie wolne od pracy, albo w godzinach nocnych. Jeśli jednak okoliczności nie pozwalają na takie rozwiązanie, dokonuje się spisu z natury równocześnie z prowadzeniem działalności, przy czym ogranicza się ruch magazynowy, na ile to tylko możliwe.
Komitet Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury narzuca konkretne wytyczne postępowania. Odnoszą się one do wyodrębnienia magazynu tymczasowego dla przyjmowania zapasów, wcześniejszego pobrania z magazynu zapasów mogących być potrzebnymi w trakcie przeprowadzanej inwentaryzacji oraz dopuszczeniu do wydania z magazynu zapasów w porozumieniu z zespołem spisowym.
Odrębny magazyn tymczasowy tworzy się na czas trwania inwentaryzacji. Ma on służyć do składowania zapasów, które z przyczyn obiektywnych muszą zostać przyjęte na stan podczas spisu. Po jego zakończeniu zapasy są przenoszone na właściwe miejsce ich przechowywania. Ich przychód zaznacza się później w księgowej ewidencji zapasów.
Do magazynu tymczasowego mogą być również pobrane z magazynu zapasy, które w czasie, gdy trwa spis, mogą być potrzebne do prowadzenia działalności.
W porozumieniu z zespołem spisowym można dopuścić ewentualność, by osoba odpowiedzialna wydała z magazynu zapasy. Do wydania dochodzi w oparciu o stosownie oznakowane dowody poświadczające, czy do rozchodu doszło przed, czy po fizycznym przeprowadzeniu inwentaryzacji. Kopię takiego dowodu zachowuje się wraz z arkuszem spisowym, a w arkuszu odnotowuje odpowiednie informacje na ten temat.

Podstawa prawna:
Ustawa o rachunkowości [Dz. U. 1994 nr 121 poz. 591 ze zmianami]
Źródło: Gazeta Podatkowa Nr 94 (1344) / 2016