Wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Istnieje on na mocy prawa, toteż pracownik nie musi wnioskować do pracodawcy o jego wydanie.

Świadectwo pracy to dokument otrzymywany przez pracownika po rozwiązaniu, albo wygaśnięciu umowy. Automatycznie i niezwłocznie, to znaczy w dniu rozwiązania umowy. Jeśli zaistnieją uzasadnione okoliczności przepisy pozwalają na przesłanie świadectwa do 7 dni od daty, w której ustał stosunek pracy. Dokument może być doręczony za pośrednictwem poczty, albo w inny sposób – pracownikowi, lub upoważnionej do odbioru osobie.

Istnieje jeden przypadek, kiedy pracodawca wydaje świadectwo tylko i wyłącznie na wyraźne życzenie pracownika. Ma on miejsce, gdy po wygaśnięciu, lub rozwiązaniu umowy o pracę, pracodawca zawiera nową umowę  o pracę z tym samym pracownikiem.

Do informacji, które mogą się pojawić na świadectwie pracy tylko na życzenie pracownika, należą:

• wysokość i składniki wynagrodzenia
• uzyskane podczas okresu zatrudnienia dodatkowe kwalifikacje

Jeśli pracodawca bez konsultacji z pracownikiem poda powyższe dane, może on zażądać wydania nowego dokumentu – niezawierającego wspomnianych danych.

Sprostowanie – czyli zamiana, lub uzupełnienie danych w wadliwym świadectwie powinno nastąpić w ciągu 7 dni od wydania pracownikowi dokumentu (przez wady należy rozumieć: niezgodność ze stanem faktycznym, niespełnienie wymagań narzuconych przez przepisy prawa). Sprostowanie następuje na wniosek pracownika, ustny, bądź pisemny.

Po uwzględnieniu żądania zamieszczonego we wniosku o sprostowanie, pracodawca wystawia nowe świadectwo i dostarcza je pracownikowi. Zdarza się jednak, że odmawia wystawienia sprostowania. Wówczas pracownik (w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia informującego o tym) może złożyć wniosek do sądu. W przypadku, gdy sąd przychyli się do stanowiska pracownika, pracodawca zobligowany jest do niezwłocznego (maksymalnie w ciągu 3 dni od uprawomocnienia się orzeczenia) wydania nowego dokumentu.

Jeżeli pracownik z powodu niewydania w należnym terminie świadectwa pracy poniósł szkodę, może żądać od pracodawcy odszkodowania, którego wysokość ustalana jest za okres pozostawania bez pracy z powyższego powodu (nie dłuższy jednak niż 6 tygodni).