Jest kilka sposobów na to, aby przejazd taksówką można było wliczyć w koszty uzyskania przychodów. Wykorzystanie paragonu fiskalnego do nich nie należy.

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003, nr 152, poz. 1475 ze zmianami) przedstawia w par. 12, ust. 3 zamknięty katalog dokumentów, które mogą być uwzględnione jako dowody księgowe. Wśród nich są:

• Faktura
• Faktura VAT RR
• Rachunek
• Dokument celny

Paragraf 14 wspomina ponadto dowody wewnętrzne, które mogą być wprowadzane do księgi przychodów i rozchodów, ale na tej liście, co oczywiste, również nie znajduje się paragon.

Często jednak przejazdy taksówką stanowią spore wydatki w firmach, zwłaszcza takich, które nie zdecydowały się na zakup służbowych samochodów. Nie znaczy to wcale, że wydatki te „przepadają” bezpowrotnie. Przedsiębiorca chcąc wliczyć je w koszty uzyskania przychodów, może to zrobić na trzy różne sposoby:

1. Prosić o fakturę za każdą osobną usługę przewozu
2. Prosić o paragon wystawiony z NIPem nabywcy (większość nowych kas fiskalnych ma taką możliwość). Jest on uznawany za fakturę uproszczoną w przypadkach, kiedy jego wartość nie jest wyższa niż 450 zł.
3. Prosić o wystawienie faktury zbiorczej za wszystkie przejazdy w danym okresie rozliczeniowym. Jest to możliwe przy korzystaniu z usług jednego przedsiębiorstwa taksówkowego. Niekiedy nawet wiąże się z przyznawaniem pewnych upustów, którymi taksówkarze chcą przywiązać do siebie klientów.

Faktura zbiorcza pozwala znacznie ograniczyć ilość dokumentów księgowych, a ponadto, co nie mniej istotne, umożliwia rozliczanie przejazdów w sposób bezgotówkowy.