Obliczanie kosztów związanych z uzyskaniem przychodu wynikających z użytkowania niefirmowego pojazdu powinny być poparte skrupulatną analizą informacji na temat przejechanych tras, dokonanych napraw i zakupów oraz danych technicznych wykorzystywanego pojazdu.

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003, nr 152, poz. 1475) reguluje sposób wykorzystywania wspomnianych kosztów.

Koszty należy wykazywać sumując wszystkie wydatki na koniec danego miesiąca. Wlicza się tutaj wydatki na:

• paliwo
• części samochodowe
• usługi serwisowe
• ubezpieczenie
• itp.

Należy przy tym pamiętać, że aby wydatki sumowane za okres danego roku były wliczone w koszty podatkowe, muszą być równe, lub mniejsze niż kilometrówka, czyli iloraz liczby przejechanych kilometrów i aktualnej stawki za kilometr.

W sytuacji, kiedy faktyczne wydatki nie przekraczają kilometrówki, bądź są jej równe, nie wymaga to żadnych dodatkowych czynności. Kwotę, jaka wynika z  zestawienia, wykazuje się wprost wpisując ją zbiorczo, jednym zapisem do ksiąg. A wprowadzone dane wykorzystuje się do obliczenia dochodu lub straty oraz zaliczki , lub podatku.

Natomiast, jeżeli wydatki okazały się wyższe niż kilometrówka, należy je zmniejszyć do jej wartości. Nie wolno natomiast zawyżać kosztów do poziomu kilometrówki, gdy są od niej niższe. Koszty faktyczne, niemieszczące się w kilometrówce za dany miesiąc można przenieść na kolejne miesiące, ale tylko w danym roku kalendarzowym.

Zanim wydatek umieszczony zostanie na liście, musi być wstępnie oceniony, czy można go uznać za taki, który kwalifikuje się do uznania go za koszt podatkowy, czyli poniesiony w celu uzyskania przychodu, bądź zabezpieczenia, lub zachowania źródła przychodu. Kolejną czynnością obligatoryjną jest kontrola, czy aby dany rodzaj wydatku nie jest wymieniany w zamkniętej liście wydatków, które nie stanowią kosztów, jaką wskazują updop w art. 16, ust. 1, lub art. 23 updof.

Jeśli wydatek spełnia te warunki, należy następnie sprawdzić, czy może być zaliczony do kilometrówki, która wyklucza takie rodzaje wydatków, jak:

• Straty generowane w wyniku utraty, bądź likwidacji pojazdu, jak również koszty ich powypadkowych napraw, o ile nie objęto ich dobrowolnym ubezpieczeniem (updop, art. 16, ust.1 i updof, art. 23, ust. 1)
• Składki na ubezpieczenie pojazdu w wysokości , która przekracza ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tysięcy euro do wartości pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23, ust.1, pkt 47 updof i art. 16, ust. 1, pkt 49 updop).
• Koszty ulepszeń użytkowanych we wspomniany sposób pojazdów.

Updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 1992, nr 21, poz. 86 ze zmianami)

Updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991, nr 80, poz. 350 ze zmianami).