Wydatków na środki trwałe nie wolno wliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów, jeśli ich wartość przekracza 3,5 tysiąca złotych. W takiej sytuacji można to zrobić wyłącznie poprzez amortyzację. W tym celu należy określić wartość początkową przyjmowanego środka trwałego.

W majątku firmy wyróżnia się składniki majątku trwałego i obrotowego. Za środek trwały uznaje się taki składnik majątku, który należy do przedsiębiorstwa i jest przeznaczony do użytkowania przez czas dłuższy niż 12 miesięcy.

Cechy środka trwałego:

• został wyprodukowany, albo nabyty we własnym zakresie
• jest kompletny i gotowy do użytkowania w dniu przyjęcia do użytkowania
• przewidywany czas jego użytkowania jest dłuższy niż 12 miesięcy
• jest wykorzystywany w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą
• jest użytkowany w oparciu o umowę najmu, dzierżawy, bądź leasingu.

Powyższe warunki spełniają i mogą zostać uznane w związku z tym za środki trwałe:

• nieruchomości (budynki, budowle, grunty, itp.)
• maszyny i urządzenia
• środki transportu
• żywy inwentarz.

Ustalenie wartości początkowej środka trwałego, który ma być amortyzowany bywa niekiedy nieco skomplikowane – w zależności od tego, jak dany składnik majątku trafił do przedsiębiorstwa: czy został zakupiony, otrzymany w spadku, bądź darowiźnie, wyprodukowany samodzielnie, czy też pozyskany w związku z likwidowaniem osoby prawnej. Należy zatem przy ustalaniu wartości środka trwałego kierować się następującymi kryteriami:

• ceną nabycia – tj. ceną zakupu, którą należy powiększyć o dodatkowe koszty bezpośrednio związane z kupnem, czyli ceną przewozu, załadunku, montażu, a nawet szkoleń dla pracowników
• kosztami wytworzenia – jeżeli dany środek trwały został wyprodukowany przez samego podatnika
• wartością rynkową – w przypadku otrzymania spadku, bądź darowizny
• ustaloną przez podatnika wartością wkładu, bądź udziału środka trwałego, jeśliby podatnik nabył wkład niepieniężny, a następnie wniósł go do majątku firmy
• wartością początkową zdefiniowaną w ewidencji środków trwałych – to w razie pozyskania składników majątku w wyniku likwidacji osoby prawnej.

Należy pamiętać, że jeżeli dany składnik majątku został zbyty, stwierdzono jego niedobór, lub podległ likwidacji, a więc nie jest już użytkowany w ramach prowadzonej działalności, albo też działalność gospodarcza została zawieszona –nie jest już możliwe dokonywanie dalszych odpisów amortyzacyjnych.